Der Ausgangspunkt war kein allgemeiner Wunsch nach neuer Software. Entscheidend waren die kleinen Brüche im Alltag: Eine Schichtänderung kam per Nachricht, Stunden lagen in einer Tabelle, die nächste Bestellung auf Papier und der Stand einer Hygieneaufgabe nur im Kopf einer Person. Aus diesen wiederkehrenden Übergaben entwickelte sich Schritt für Schritt eine webbasierte Anwendung.
Der Beginn
Viele kleine Werkzeuge ergaben noch keinen gemeinsamen Ablauf
Jedes einzelne Werkzeug konnte seine Aufgabe erfüllen. Das Problem entstand dazwischen: Nach einem Schichttausch musste der Plan nachgezogen werden, eine Bestellmenge brauchte den aktuellen Bestand und bei einer erledigten Aufgabe fehlte der Betriebsleitung oft der gemeinsame Stand.
Genau an diesen Übergaben setzt GastroPilot an. Nicht alles wird automatisiert und nicht jede Person sieht alles. Service, Einkauf und Betriebsleitung erhalten die Bereiche, die sie für ihre Rolle benötigen; Prüfungen und Freigaben bleiben sichtbar.
Produktumfang
Acht Module bilden vier Arbeitsbereiche ab
Die Anwendung gliedert sich in Personal, Einkauf, Betrieb und Kontrolle. Dazu gehören Dienstplanung, Stunden und Urlaub, Teamrollen, Lieferanten und Bestellungen, Eventangebote, Hygiene-Checklisten, Umsatz und ein gemeinsames Dashboard.
Die Module sollen keine vollständige Kassensoftware, Buchhaltung oder Reservierungsplattform ersetzen. Sie bearbeiten die wiederkehrenden Aufgaben, für die im Betrieb häufig Tabellen, Papier und Chats parallel genutzt werden.
- 01
Personal
Planvorschläge, Arbeitszeiten, Urlaub, Mitarbeiterdaten und Rollen.
- 02
Einkauf
Lieferanten, Bestände, Bestellvorschläge und PDF-Bestellungen.
- 03
Betrieb
Eventangebote sowie wiederkehrende Putz- und Hygieneaufgaben.
- 04
Kontrolle
Umsatz, Schichten und eine gemeinsame Übersicht wichtiger Betriebsdaten.
KI mit Freigabe
Der Dienstplan-Assistent macht einen Vorschlag
Für den Wochenplan werden Verfügbarkeiten, Reservierungen und hinterlegte Personalregeln berücksichtigt. Daraus erstellt GastroPilot einen Vorschlag. Die Betriebsleitung prüft Besetzung und Arbeitszeiten, nimmt Änderungen vor und veröffentlicht anschließend den Plan.
Diese menschliche Freigabe ist Teil des Ablaufs. Ein automatisch erzeugter Vorschlag kennt nicht jede kurzfristige Besonderheit im Team. Er unterstützt bei der Vorbereitung und nimmt der verantwortlichen Person die Entscheidung nicht ab.
Weiterentwicklung
Neue Funktionen werden am tatsächlichen Ablauf geprüft
Eine Funktion gilt erst dann als verständlich, wenn die zuständige Rolle sie während einer normalen Schicht bedienen kann. Ein Mitarbeiter braucht seinen Plan und seine Aufgaben schnell; die Betriebsleitung benötigt zusätzlich Regeln, offene Prüfungen und den Gesamtstand. Diese Trennung beeinflusst Bezeichnungen, Reihenfolgen und Zugänge.
Dabei wird der Funktionsumfang bewusst begrenzt. GastroPilot soll weder Kasse noch Buchhaltung oder Reservierungsplattform nachbauen. Wenn ein vorhandenes System eine Aufgabe besser löst, wird es angebunden oder bleibt der klare Zielpunkt – statt dieselbe Funktion ein zweites Mal zu bauen.
Klare Grenze
Checklisten dokumentieren interne Aufgaben
Wiederkehrende Putz- und Hygieneaufgaben können einem Rhythmus und einer verantwortlichen Rolle zugeordnet werden. Das Team markiert Aufgaben als erledigt und behält den internen Verlauf im Blick.
Diese Dokumentation ersetzt keine fachliche Hygieneberatung und keine gesetzlich erforderliche Prüfung. Der Betrieb bleibt für Inhalte, Vorgaben und Kontrollen verantwortlich. GastroPilot stellt dafür eine Arbeitsoberfläche bereit.
Einsatz
Für welche Betriebe GastroPilot interessant ist
GastroPilot richtet sich an Restaurants, Cafés, Bars und gastronomische Hotelteams mit mehreren Rollen, Schichten und wiederkehrenden Aufgaben. Besonders relevant wird die gemeinsame Oberfläche, wenn Informationen heute zwischen verschiedenen Dateien, Chats und Papierlisten wechseln.
Im Erstgespräch wird deshalb zuerst geprüft, welche Module zum Betrieb passen. Ein kleines Team mit wenigen wiederkehrenden Abläufen benötigt möglicherweise nur eine einzelne Lösung. Die Demo dient dazu, diese Eignung offen zu klären.